メールの形式
メールには一般的な形式というものが存在します。これはいわば常識のようなものですから、ある程度はこの形式に則ってメールを書くべきでしょう。
その一般的な形式というものは、先ず最初に宛名を書き、自分の挨拶を書きます。そしてメールの要旨を書き、本文へと移ります。最後に挨拶を書き、署名を入れて終わるというものです。
先ずは相手の名前を書きます。相手が企業に属している場合は、その会社名や部署名の後に名前を入れます。続いて挨拶を入れます。ビジネス的なメールでは「お世話になっております」といった挨拶が一般的です。この挨拶の一文があるかないかで、そのメールの印象というものはかなり違ってきます。
続いて自分の名前を書きます。要旨は、このメールに書かれている内容を簡潔に説明したものです。最初にメールの主旨というものを相手に分からせるためには重要なものとなります。その後から本文に入ります。
とにかく大切なことは相手に分かりやすいように書くことです。そして、簡潔で丁寧な文章になるように心掛けることです。
ビジネスにおいては、結論から先に述べることも大事です。結論の後にその詳細を伝えるようにしましょう。最後の挨拶は「よろしくお願いします」といったフレーズが一般的です。
署名はメールにおける名刺のようなものです。特にビジネスメールの場合は、会社名や住所、電話番号やメールアドレスなどを書き込んでおくと、自身のアピールにも繋がります。